Le changement : c’est tout le temps

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Une entreprise qui avance est une entreprise qui change. Face à l’évolution permanente du marché et de la concurrence, une entreprise qui n’anticipe pas le changement risque de disparaître. Et pourtant, tout changement se traduit par une remise en cause de l’organisation concernée. Il peut-être individuel, collectif ou organisationnel, ou les trois à la fois le plus souvent.
Le changement a parfois une connotation négative et suscite inertie et résistance, voire un sentiment de révolte. Le manager doit adopter une attitude compréhensive pour remporter l’adhésion de ses collaborateurs.

L’objectif commun est de rendre possible la transformation de l’entreprise. Cela implique de les informer et de leur expliquer le bien-fondé de ces changements, d’être à l’écoute de chacun et d’adapter son discours.
La conduite du changement se traduit par une série d’initiatives impliquant tous les acteurs de l’entreprise. Les différentes équipes doivent se coordonner et être composées dans un souci de transversalité.

Pour être efficace, la conduite du changement ne se limite pas à la gestion d’un projet, il faut :

  • planifier les tâches,
  • les suivre,
  • et respecter les coûts et les délais fixés.

Elle nécessite une rigueur accrue par rapport à un projet classique.
Le changement marque une rupture qui peut entraîner une perte de sens pour les collaborateurs. S’il n’est pas compris ou mal perçu, la résistance peut en freiner l’entrée en application. Même si le manager fait preuve de pédagogie, c’est là que l’accompagnement au changement prend tout son sens.

Les compétences comportementales et relationnelles favoriseront la créativité, elles inciteront les collaborateurs à prendre des initiatives et à s’impliquer. Il définira des objectifs précis et les actions concrètes à mener. Dans cette phase de communication collective, le dirigeant peut aussi faire appel à des intervenants spécialisés, ou des prestataires externes.

Et si on commençait par gérer notre temps

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Savez-vous gérer votre temps et définir vos priorités?
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Savoir gérer son temps et définir ses priorités sont un gage d’efficacité professionnelle.

Le temps étant une ressource rare, une bonne gestion du temps peut vous en faire gagner.

Il est possible d’une part de classer les tâches à effectuer :

  • Les tâches importantes et urgentes impossibles à déléguer
  • Les tâches importantes mais non urgentes
  • Les tâches urgentes mais peu importantes à déléguer
  • Les tâches ni importantes ni urgentes à déléguer ou à supprimer.

Pour ne pas s’éparpiller, définir la veille deux ou trois priorités pour la journée du lendemain. La journée de travail est à articuler autour de ces points forts. Cela implique de prendre en considération le temps, les outils, les informations et les collaborations nécessaires pour les mener à bien.

L’efficacité passe par la chasse au grignotage : les collègues bavards, le téléphone, les réunions, la messagerie peuvent se révéler très chronophages. L’efficacité et la concentration varient au fil de la journée et c’est en début de matinée qu’on est le plus performant. Commencer par les tâches les plus ardues pour se libérer l’esprit et optimiser sa journée de travail.

Une bonne organisation est aussi un moyen de réduire le stress :

  • Dresser une liste des tâches du lendemain
  • Estimer le temps nécessaire pour réaliser chacune d’elles, sans oublier les imprévus.
  • Définir les priorités et organiser sa journée
  • Déterminer des périodes sans interruption pour les tâches prioritaires.

Une bonne gestion du temps inclut aussi les activités personnelles qui occupent une part non négligeable de la journée et de l’esprit. Qu’il soit électronique ou sur papier, l’agenda doit être toujours à portée de main, les activités personnelles et professionnelles doivent être reportées sur le même agenda. Tout changement d’emploi du temps doit être noté, essayer également de conserver des plages horaires libres pour faire face aux imprévus. On estime que planifier 60% de la journée permet de faire face à 40% d’imprévus.

Pour aller plus loin :

– Voir le site du Drucker Insitute (en anglais). Peter Drucker est l’un des plus grands théoriciens du management. www.druckerinstitute.com

– Les secrets de l’efficacité – En faire plus… en moins de temps
Bruno Savoyat,
éd. Maxima – Laurent Du Mesnil Editeur, 2006. 
368 pages